Organisation d’événements d’entreprise · Toulouse et Occitanie
Un événement fidèle à vos valeurs, maîtrisé dans les moindres détails
Séminaire, soirée, convention, inauguration : un seul prestataire conçoit, coordonne et réalise votre événement, technique comprise.
Premier échange sans engagement · réponse sous 48 h
- 07:30Arrivée de l’équipe, accueil des prestataires
- 08:00Son, lumière et vidéo testésTesté
- 08:15Micros de secours en placeTesté
- 08:30Répétition des intervenantsTesté
- 09:00Ouverture des portes
- Toulouse, Haute-Garonne et Occitanie
- Son et lumière avec notre propre matériel
- Tout est testé avant l’arrivée du premier participant
Formats couverts
Séminaire, soirée, convention : les événements d’entreprise que nous organisons
Pour chacun, nous prenons en charge le lieu, la coordination des prestataires, la technique et la présence le jour J, à Toulouse et en Occitanie.
Séminaire
Une ou plusieurs journées, pour une équipe, un service ou un comité de direction.
- Un lieu adapté à votre effectif, plénière et salles de travail
- Restauration, et hébergement au-delà d’une journée
- Sonorisation des prises de parole, projection
L’ordre du jour tient, et l’on entend chaque intervenant jusqu’au dernier rang.
Soirée d’entreprise
Fin d’année, anniversaire de l’entreprise, soirée clients.
- Lieu, traiteur et animation
- Mise en lumière et sonorisation
- Un seul déroulé pour l’ensemble
Vous accueillez vos invités au lieu de surveiller l’heure du service.
Convention
Le rendez-vous où la direction s’adresse à toute l’entreprise.
- Scène, sonorisation de la plénière, écran et régie
- Répétition de vos intervenants avant l’ouverture
Le message passe, sans temps mort entre deux prises de parole.
Lancement de produit
Devant vos clients, vos partenaires ou la presse : tout doit marcher du premier coup.
- Mise en scène et mise en lumière du produit
- Son et vidéo
- Répétition du déroulé avec vous
Le jour du lancement, l’attention reste sur le produit.
Inauguration
De nouveaux locaux, un site de production, un équipement.
- Repérage d’un lieu pas fait pour recevoir : accès, électricité, circulation
- Sonorisation des discours
- Accueil et cocktail
Vos invités découvrent le lieu, pas les câbles.
Journée de cohésion
Team building : une journée hors des murs pour souder une équipe.
- Le lieu, et l’activité choisie auprès de prestataires spécialisés
- Restauration et transport
- Le déroulé de la journée
Vous passez la journée avec votre équipe, sans avoir à la gérer.
Notre dispositif
L’organisation de votre événement, du premier échange au démontage
Notre méthode en 5 étapes.
Top 01
Le cadrage
- Nous
- Ce que l’événement doit produire, pour qui, quand, pour combien
- Le budget, et ce qui est déjà décidé : lieu, traiteur, cahier des charges
- Vous
- Vous décrivez votre projet, même s’il n’est pas encore arrêté.
Top 02
La proposition chiffrée
- Nous
- Le format, conçu pour votre objectif
- Lieux et prestataires présélectionnés
- Une proposition détaillée, poste par poste
- Vous
- Vous ajustez et validez. Un seul document à présenter à votre direction.
Top 03
La préparation
- Nous
- Repérage du lieu : accès, électricité, acoustique
- Réservation et coordination des prestataires
- Rétroplanning et déroulé minute par minute
- Vous
- Vous validez les choix structurants.
Top 04
L’installation et les essais
- Nous
- Accueil des prestataires
- Son, lumière et vidéo installés
- Tout testé avant le premier participant
- Vous
- Vous arrivez dans un lieu prêt. Vos intervenants peuvent répéter.
Top 05
Le jour J, le démontage et le bilan
- Nous
- Horaires tenus, intervenants et prestataires coordonnés
- Chaque imprévu pris en charge
- Démontage, puis bilan avec vous
- Vous
- Vous accueillez vos invités.
Quand nous contacter ?
Idéalement deux à trois mois avant la date pour un séminaire ou une soirée, davantage pour une convention. Votre événement est plus proche ? Écrivez-nous : le calendrier se resserre, la méthode reste la même.
Votre projet est déjà engagé ?
Nous le reprenons à l’étape où il en est, avec le lieu et les prestataires que vous avez déjà retenus.
Ce que l’on vous garantit
Ce que vous obtenez en nous confiant votre événement
Un seul contact pour tout l’événement
Un budget que vous pouvez défendre en interne
Un lieu choisi pour votre événement
Le son et la lumière ne dépendent pas d’un tiers
Aucune mauvaise surprise
Une équipe dimensionnée pour votre événement
Oysen est assurée en responsabilité civile professionnelle (15 M€) ; l’attestation vous est transmise sur demande.
Avant de signer
Ce que vous pouvez vérifier avant de nous confier votre événement
La méthode, sur pièces
Dès le premier échange, les documents de préparation d’un événement déjà réalisé : rétroplanning, déroulé minute par minute, plan d’implantation.
Le matériel
Notre sonorisation et notre éclairage nous appartiennent. Vous pouvez les voir avant de vous engager.
La personne qui pilote
Mathis Amato, fondateur d’Oysen, ingénieur de formation. Votre interlocuteur du premier échange au démontage.
Le parcours du fondateurLes garanties
Assurance responsabilité civile professionnelle (15 M€), attestation transmise sur demande.
Questions fréquentes
Vos questions avant de nous confier un événement d’entreprise
Oysen est une entreprise récente : pourquoi lui confier notre événement ?
Parce que la fiabilité d’un événement tient à sa préparation, et que la nôtre se vérifie avant de signer : repérage du lieu, rétroplanning, déroulé minute par minute, essais avant l’arrivée des participants. Chaque événement est piloté par notre fondateur, ingénieur de formation. Et nous refusons les projets que nous ne pourrions pas tenir correctement.
Jusqu’à quelle taille d’événement Oysen intervient-elle ?
Notre propre sonorisation couvre jusqu’à 1 500 personnes en extérieur. Au-delà, ou pour un grand écran ou une scène, nous mobilisons des techniciens et des partenaires de notre réseau, sous une coordination unique. Si un projet dépasse ce que nous pouvons tenir, nous vous le disons et vous orientons vers un partenaire.
Vos tarifs sont-ils plus élevés que ceux d’un autre prestataire ?
Nous ne serons pas l’offre la moins chère, et ne cherchons pas à l’être. Notre proposition détaille chaque poste : comparez-la ligne par ligne et voyez ce qui est compris, le repérage, les essais, le matériel de secours, la présence le jour J. C’est sur ces postes, rarement visibles, que se joue la fiabilité d’un événement.
Qui sera notre interlocuteur, et qui sera présent le jour J ?
Le même, du premier échange au démontage : il conçoit l’événement, coordonne les prestataires et se trouve sur place le jour J. Selon l’effectif, des techniciens de notre réseau l’épaulent pour le son, la lumière et la vidéo. Vos prestataires et vos intervenants ont un seul contact, et ce n’est pas vous.
Que se passe-t-il si quelque chose ne fonctionne pas le jour J ?
Nous le préparons avant qu’il n’arrive. Le lieu est repéré en amont, le son, la lumière et la vidéo sont testés avant le premier participant, et du matériel de secours est prévu pour l’essentiel, à commencer par les micros. En cas de retard ou d’imprévu, les prestataires nous appellent, nous. Vous n’avez rien à gérer.
Votre prochain événement,
sans imprévu à gérer.
Quelques lignes suffisent : le format, la date, le nombre de participants, ce qui est déjà décidé.
- Sans engagement
- Réponse sous 48h
- Si votre projet n’est pas pour nous, on vous le dit